Elle choisit les utilisateurs autorisés, organise ses équipes, définit ses règles de validation et reste seule décisionnaire des remboursements, refus et obligations internes.
Politique de confidentialité
Des données utiles, limitées et protégées.
RégloPro traite uniquement les informations nécessaires pour créer les comptes, saisir les notes de frais, conserver les justificatifs, organiser la validation et produire les exports utiles à l'entreprise.
Pas de publicité ciblée
Données séparées par société
Justificatifs traités comme pièces sensibles
Responsabilités
L'entreprise décide
RégloPro facilite
BNT CONNECT accompagne
Qui fait quoi ?
L'entreprise cliente reste responsable des données de ses utilisateurs, de ses notes de frais et de ses obligations internes, comptables et fiscales.
RégloPro est édité par BNT CONNECT, qui intervient comme prestataire technique pour fournir l'application, sécuriser les accès et permettre le fonctionnement du service.
BNT CONNECT met en œuvre les mesures nécessaires pour limiter les accès aux personnes autorisées, maintenir la disponibilité du service et accompagner les entreprises dans l'utilisation de RégloPro.
Le service structure les dépenses, conserve les justificatifs associés, met en évidence les contrôles utiles et donne aux profils autorisés une vue adaptée à leur rôle.
BNT CONNECT assure l'exploitation technique, la sécurité et le support de RégloPro. Il ne valide aucune note de frais et ne prend aucune décision à la place de l'entreprise cliente.
Données traitées
Les informations nécessaires au service
RégloPro ne doit pas devenir un espace de stockage général. Chaque donnée doit servir à une action claire : compte, dépense, validation, export, facturation ou sécurité.
Nom, prénom, mail, téléphone, rôle, équipe, agence, code représentant et rattachement manager.
Date de dépense, date de déclaration, libellé, catégorie, client, projet, montant TTC, TVA, moyen de paiement, statut et commentaire.
Photos et PDF associés aux dépenses. Ces fichiers peuvent contenir des données sensibles : lieu, adresse, paiement, détail d'achat ou déplacement.
Alertes, doublons probables, statut de validation, refus motivé, justificatif manquant et historique utile au suivi de la note.
Session, appareil, navigateur, date de connexion, erreurs et statistiques d'usage nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.
Société, adresse, SIREN, nombre d'utilisateurs actifs, période d'essai, factures, paiements et statut d'abonnement.
Scan IA
Une aide au remplissage, jamais une décision automatique.
Le scan automatique est déclenché uniquement par l'utilisateur. L'image du justificatif peut être analysée pour proposer la date, le commerçant, le montant, la TVA, la catégorie et certains contrôles utiles.
Les champs proposés doivent toujours être vérifiés avant soumission. Une note de frais reste une déclaration professionnelle validée par l'utilisateur, puis contrôlée par les profils autorisés.
- Déclenchement volontaire depuis le formulaire.
- Préremplissage à contrôler avant envoi.
- Signalement possible des produits sensibles ou incohérences.
- Pas de validation automatique sans contrôle humain.
Suppression et fermeture
Une procédure claire, sans effacer les obligations de l’entreprise.
Chaque utilisateur peut demander la suppression de son compte depuis son profil. La demande est transmise à l’entreprise cliente et à RégloPro, puis une réponse est apportée dans les meilleurs délais et au plus tard sous un mois.
Le créateur du compte société ou un profil Direction / RH autorisé peut demander la suppression de l’espace depuis la page Facturation. Il réalise d’abord les exports dont l’entreprise a besoin, confirme deux fois la demande, puis saisit le nom exact de la société et son mot de passe. Par sécurité, aucune donnée n’est alors supprimée : le Super Admin doit encore valider manuellement l’opération avec son propre mot de passe.
- Suppression des accès, sessions, photo et coordonnées devenues inutiles.
- Anonymisation possible du nom dans les historiques conservés.
- Conservation limitée aux informations de facturation nécessaires à une obligation légale ou à la défense de droits.
- Information du demandeur sur les données effacées, anonymisées ou temporairement archivées.
Les durées doivent être définies avec l'entreprise cliente selon ses obligations comptables, fiscales, sociales et internes. Les justificatifs ne doivent pas être conservés plus longtemps que nécessaire.
Les personnes concernées peuvent demander l'accès, la rectification, la limitation, l'opposition, la portabilité ou l'effacement de leurs données lorsque la loi le permet. La demande peut être déposée depuis le compte RégloPro ou par le moyen de contact indiqué dans les mentions légales.
Les accès sont organisés par société et par rôle. Les mots de passe doivent rester protégés, les exports réservés aux profils autorisés et les données séparées par espace société.
Hébergement européen
Une infrastructure OVHcloud localisée en France.
Les domaines RégloPro sont enregistrés auprès d'OVHcloud. L'infrastructure de production retenue est un serveur privé virtuel OVHcloud localisé en France, afin que les données hébergées restent dans l'Union européenne et bénéficient du cadre de protection du RGPD.
OVHcloud intervient comme prestataire d'infrastructure. BNT CONNECT conserve la responsabilité de la configuration du serveur, de la sécurité de l'application, de la gestion des accès et des sauvegardes RégloPro.
- Prestataire français et acteur européen du cloud.
- Localisation de production sélectionnée en France.
- Données hébergées sous juridiction européenne.
- Aucun hébergement volontaire des données clients hors de l'Union européenne.